Digitalisierung des Projektmanagements

Die ganze Welt spricht von Digitalisierungsprojekten, aber wo bleibt eigentlich die Projektmanagementdigitalisierung? Ich zumindest wünsche mir ein PM-Geschwisterlein. Einen digitalen Zwilling!

Wir sprechen mit unserem Kunden über dessen Strategie, Projektscope und Anforderungen. Oder lesen diese aus hunderten von Ausschreibungsseiten heraus.

Wir dokumentieren vieles (alles? das wirklich Wichtige?) in Anforderungs-Listen. Manchmal gestützt durch Excel Templates oder sogar Requirement Management Tools. Wir designen und kalkulieren die Lösung. In Design-Werkzeugen, PowerPoint und Excel, teilweise auch in unserem ERP-System. Wir planen die Umsetzung. In MS-Project, MS-Planner und diversen weiteren Tools. Wir stimmen das alles mit dem Kunden und unseren Leistungserbringern ab.  Meistens als Angebots- / Vertragsdokumente und Back-to-Back Vereinbarungen in  Word / PDF mit etlichen Anlagen die sich kreuz und quer untereinander verweisen.

Bis wir die Unterschrift unter dem Auftrag haben und mit dem Projekt beginnen können, haben sich diverse Anforderungen mehrfach verändert. Das bringt die Zeit der digitalen Transformation und Disruption nun mal so mit sich.

Aber wer um Himmels willen, meistens wird hier sogar der Gegenspieler bemüht, hat in der Zwischenzeit sämtliche Dokumente und Tools aktuell gehalten um auch sämtliche Auswirkungen auf Lösung, Zeit und Kosten nachzuhalten? Meistens niemand, denn weder der Himmel noch der Teufel kümmern sich um unsere verstreuten und redundanten Informationen.

Die Auswirkungen sind klar und ernüchternd. Bereits zum Beginn des Projekts stehen die Ampeln auf Rot. Das Projektteam ist zwar schon da und kostet Geld, kann aber nicht wie geplant mit der Umsetzung beginnen.

Erst muss nochmal neu geplant, kalkuliert und in allen Richtungen verhandelt werden. Oder fangen wir vielleicht doch schon mal an? Schließlich arbeiten wir agil! Genau, lass uns mit den von Änderungen unberührten Lösungsteilen oder Usecases beginnen! Welche waren das nochmal? Keine Ahnung, das analysieren wir ja gerade! Und auf welcher Baseline betrachten wir zukünftige weitere Veränderungen? Schweigen…

Es ist an der Zeit, dass wir als Projektmanager uns um unsere eigene Digitalisierung kümmern. Idealerweise hätten wir alle ab sofort einen digitalen Zwilling an unserer Seite der uns durch den täglichen Wahnsinn an Komplexität, Veränderungsgeschwindigkeit, Gleichzeitigkeit und Ressourcenmangel begleitet. Er hätte ständig alle unsere Projekt- und Eco-System Daten im Blick und würde uns unmittelbar über heraufziehende Änderungswolken und deren Auswirkungen auf unser Projektklima informieren. Natürlich mit konkreten Lösungsvorschlägen:

„Hey PM, ich habe gerade in einer Besprechungsnotiz zwischen deinem Kunden und deinem Vertrieb gelesen, dass der Rollout in UK zurückgestellt werden soll bis die Post-Brexit Verträge unterschrieben sind. Der Kunde hat Bedenken bezüglich GDPR. Ich habe nachgesehen wann das ist. Nach Einschätzung der EU von letzter Woche ist das frühestens 4 Monate nach dem heute geplanten Projektabschluss. Du kannst entweder den Scope des aktuellen Projektes verringern oder das Projekt verlängern. Die Verringerung des Scope würde Einfluss auf Umsatz (-12%) und Stückkosten (+5%) haben. Die Verlängerung des Projektes würde Einfluss auf die Projektkosten (+10%) haben. Ich empfehle, die zweite Option mit dem Kunden zu verhandeln weil ich in der Resourcenplanung deines Technikteams eine Überlastung in 6 Monaten erkenne, die wir auf diese Weise kompensieren können.“

Wäre das nicht schön? Das wäre wunderbar! Und im Prinzip würde das heute sogar schon funktionieren.

Leider ist aber die Implementierung von Deep Learning und Artificial Intelligence zu aufwendig für ein Projekt von ein paar Monaten. Warum? Genau aus dem oben genannten Grund! Unsere Projekt-Daten sind so projektindividuell, unstrukturiert und so weit in verschiedensten Medien verteilt, dass selbst eine Künstliche Intelligenz auf Einsteins IQ Niveau keine vernünftigen Schlüsse daraus ziehen könnte. Der IQ von Künstlicher Intelligenz liegt im Moment übrigens so bei 50 und Einsteins IQ wird zwischen 150-60 geschätzt.

Was müssen wir also tun, um in den Genuss eines starken digitalen Zwillings zu kommen? Gar nicht so sehr viel! Wir müssen ganz einfach die Art und Weise wie wir Daten erheben und aktuell halten projektübergreifend standardisieren und digitalisieren!

Der erste, noch sehr undigitale, Schritt dazu ist für alle Projekte verbindliche Templates festzulegen und dafür zu sorgen, dass die auch immer verwendet und super vollständig gepflegt und zentral abgelegt werden. Viele Unternehmen haben solche Templates. An der konsequenten Verwendung, Pflege und Ablage scheitert es aber bereits.

Der zweite, wirklich digitale, Schritt ist dann den Inhalt möglichst vieler solcher Templates in Datenbankgestützte Anwendungen zu bringen.

Ich empfehle, zunächst die Datenflüsse der grundsätzlich eher stabilen Themen zu digitalisieren:

1. Kundenstrategie => Kundenanforderungen => Design => Umsetzung => Regelbetrieb / Service.
2. Arbeitspakete => Abnahmekriterien => Abnahmeprozess => Durchführung der Abnahme.
3. Plan => Kritischer Pfad => Risikopuffer im kritischen Pfad => Freigabe der Nutzung des Puffers.

Sobald diese Datenflüsse digitalisiert sind, steht die permanente Transparenz über die grundsätzlich dynamischen Themen auf der Agenda: Inhaltliche Fertigstellung, Kostenverbrauch, Veränderungen, Risiken, Annahmen, Abhängigkeiten, Probleme.

Wenn all diese Daten in standardisiertem Format elektronisch vorliegen (das kann durchaus in mehreren verschiedenen Applikationen sein) ist es für Deep Learning Algorithmen ein leichtes, diese auf eine für uns völlig neue und überraschende Art und Weise zu analysieren und uns mit neuen spannenden Erkenntnissen zu bereichern.

Wir sind dann immer auf Informations-Ballhöhe, kennen als erster die Auswirkungen von Veränderungen und können diese proaktiv managen anstatt im defensiv-aufgeregten Zustand hinterher zu rennen.

Wer von Ihnen hat nun auch Lust auf einen digitalen Zwilling bekommen und macht sich mit neuer Entschlossenheit ans Werk, Projektdaten endlich nachhaltig zu strukturieren?

Herzlichst,

Ihr Jürgen Gleißner

(Sternzeichen Zwilling aber im Moment auch noch Einzelkind)